各省庁において大半の文書がパソコンまたは、ワードプロセッサで作成されていることから、上記のような情報管理システムによる情報公開への対応が可能になりつつあり、それに対応することが求められているのである。このことは、開示文書の閲覧、複写においてもこの情報技術の活用が可能であり、その方法を用意するべきであるということを意味しているのである。

この電子媒体による情報公開を実現する具体的な方法として、下記のようなことが推進されるべきである。

（a）閲覧簿の電子化

文書の作成段階で、上記の情報管理システムを活用して、閲覧簿は文書台帳管理から自動的に作成することが可能である。また、この文書台帳管理を活用すれば、請求者に対して、求める情報にアクセスしやすい検索機能によって、求める文書の存否、概要を簡便、迅速に知ることができるであろう。この閲覧簿が上記のような文書管理システムによって、自動的に作成され、更新されることも可能である。さらに、請求された情報が不開示事項には該当しないことが明らかなものについては、閲覧簿から、必要に応じて本文へ直接アクセスできるようになっていることが望ましい。大部な簿冊をハンドリングする必要がなく、行政機関側にとっても省力化につながるものと考えられる。

（b）閲覧の電子化

上記のような文書管理システムによって、閲覧簿が自動的に作成され、更新されることによって、請求者は、最新の状態を検索機能によって、容易に知ることができることとなり、求める文書を特定することができ、不要な請求を避けることが可能になる。

閲覧簿から、求める文書が特定された時点で、本文テキストも直接アクセスできるようにすることも容易である。米国の情報自由法において、開示請求があった文書を可読状態にするために必要なプログラム情報公開に多くの労力が要求される場合には、開示請求を拒否できるという考え方がある。情報公開の法の趣旨、本質的な問題でない文書（この場合は、紙による情報と考えられる）の量という問題が、情報公開の運用上の支障になり、事実上、情報公開の目的が達せられないという状況をもたらすこととなる。最近の情報技術においては、電子化され、蓄積されているファイルの読み出しに特別なプログラムの開発を必要とするということはほとんどなく、この問題は

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